Cobe søger Executive Assistant gerne med kendskab til arkitekt-eller designbranchen

Cobe er en arkitektvirksomhed i København, og vi søger en Executive Assistant (EA). Du vil få en bred berøring med hele tegnestuen og du vil løse en bred vifte af interne og eksterne opgaver, som kan berøre alt fra kommunikation med samarbejdspartnere, eventkoordinering, HR opgaver og ikke mindst kalenderstyring for vores kreative direktør og indehaver Dan Stubbergaard. Udover at assistere Dan i det daglige vil du også skulle hjælpe vores administrative team med en række opgaver i den daglige administration – f.eks. mindre kommunikationsopgaver eller økonomiopgaver, og drift af vores travle tegnestue.

Om stillingen
Som EA vil du komme tæt på både de helt centrale ledelsesbeslutninger og den daglige drift. Vi tilbyder et job i et internationalt, kreativt og dynamisk miljø, med gode kollegaer og stor arbejdsglæde. Der er tale om en ny stilling, hvor du organisatorisk bliver en del af Cobes administration, og du kommer til at arbejde tæt sammen med Dan, naturligvis, men også ledelsen på Cobe. Cobes administration består af 15 medarbejdere, som bl.a. dækker over jura, økonomi, HR, IT, kommunikation og forretningsudvikling. Du vil i det daglige referere til Cobes Head of Office.

Som vores nye medarbejder kommer du til at løse en lang række opgaver relateret til at strukturere Dans arbejdsdag. Helt konkret vil din arbejdsdag bestå af mødeplanlægning og kommunikation internt på tegnestuen med de projekter, hvor Dan skal være involveret og eksternt i dialog med vores mange samarbejdspartnere. Derudover vil der også være rejseplanlægning og koordinering for Dan, når han skal på udlandsrejser i forbindelse med internationale projekter.
Udover at være Dans højre hånd, vil der også være support- og HR-opgaver i vores administration, der skal løses på løbende basis. Det kan også være ansvarlig for koordineringen af både interne og eksterne arrangementer – fx fester, debatarrangementer og kundebesøg.

Generelt hjælper vi hinanden på Cobe og du skal ikke være bange for forefaldende opgaver som f.eks at svare telefonen en dag, eller springe til, når der er behov med mere praktiske opgaver fx i forbindelse med større events og tegnestuebesøg (som i det daglige ellers løses af vores office assistent).

Kvalifikationer og kompetencer
Uddannelsesniveau- og retning er underordnet, men du skal have erfaring med opgaver indenfor planlægning, administration og kommunikation og have kendskab til arkitektbranchen eller designbranchen Du skal være udadvendt og kommunikerende og finde det naturligt at tale og kommunikere med mennesker på mange forskellige organisatoriske niveauer. Du er typen, der ikke er bange for at ringe op til en, du ikke kender eller høfligt at afbryde et møde med et presserende ærinde.
Du skal have et udpræget service-gen og generelt være venlig og imødekommende og det skal være naturligt for dig at holde en høj grad af fortrolighed og diskretion.
Du skal kunne formulere dig på et højt niveau både på skrift og i tale, på både dansk og engelsk. Erfaring med Office-pakken – i særdeleshed Outlook, er et must.
Derudover forventer vi, at du er selvstændig og proaktiv og at du aktivt tager handling, når du ser et behov.

Vi leder efter en kandidat, der kan lide at tage fat og skabe værdi for andre, men vigtigst af alt skal du være åben for at påtage dig meget forskellige opgaver og desuden være klar til at lære nyt. Erfaring fra lignende stillinger er en fordel, men vi vægter den rigtige personlighed højt.

Løn efter aftale, arbejdstid 37 timer. Der er behov for en vis grad af tilgængelighed på telefon eller mail uden for arbejdstid.